Les systèmes traditionnels d'ECM sont issus de la problématique de protection/sauvegarde des documents utilisés alors par des documentalistes spécialisés.. Les solutions se sont développées historiquement comme des solutions massives, complexes et couteuses.

Ces logiciels difficiles à utiliser et couteux sont difficilement adoptés par les collaborateurs (couramment 5% de l'entreprise).

A l'opposé, les usages courants et familiers des utilisateurs aujourd'hui sont :

• Disque partagé pour le stockage,
• Emailing pour le collaboratif,
• Google pour la recherche,
• Yahoo pour la catégorisation,
• Structures de répertoires pour les projets.