Avec les effets de la crise sanitaire, la digital workplace fait parler d’elle ces dernières années. Est-ce une véritable révolution dans le milieu professionnel ou un simple buzzword à la mode sur LinkedIn ? Au début de l’année 2021, on estimait à 40 % le nombre d’entreprises françaises ayant transformé leurs espaces de travail numérique1. Si le phénomène est donc bel et bien présent, son développement est encore en cours. Pourtant, voilà plus d’une dizaine d’années que ces outils sont facilement disponibles et qu’on annonce régulièrement la mort du mail et des autres outils de communication traditionnels.
La mise en place d’un hub collaboratif doit-elle faire table rase des outils plus anciens ? Est-on sûr qu’il y a incompatibilité entre la traditionnelle boîte mail et la digital workplace qui se veut plus rapide, plus productive et plus démocratique ?
Essayons d’y voir plus clair.
Qu’est-ce que la digital workplace et pourquoi devient-elle incontournable ?
Pour les moins anglophones d’entre vous, il s’agit des nouveaux espaces numériques de travail. Ceux-ci reposent sur l’articulation d’applications nécessaires à la bonne collaboration de vos équipes, qu’elles soient présentes physiquement au bureau ou non. La plus célèbre de ces solutions est la suite Microsoft 365 (ex Office 365). Lancée dès 2011, l’offre du géant américain proposait déjà les incontournables de la collaboration d’entreprise. Avec une majeure partie des données hébergées dans un cloud, on avait accès à une suite bureautique, une messagerie, différentes possibilités de communication et une plateforme d’information et collaboration interne. Puis en 2017, la solution Teams a transformé l’essai en proposant une interconnexion plus logique entre tous les outils pour l’utilisateur final. Google n’a pas été en reste avec Google Workspace et aujourd’hui, les deux monstres de la big tech sont les leaders du marché de la digital workplace. Arrive enfin 2020 et l’accélération vitesse grand V de la mise en place de nouvelles méthodes de travail et de collaboration au sein des entreprises et administrations. Il faut aller vite. Pas le temps d’analyser nos besoins réels et il faut que tout le monde s’y retrouve. Alors on signe chez Microsoft et/ou Google…
Et voilà, on peut conclure l’article : ce sont des champions, ils ont tout compris avant tout le monde. Bravo à eux et bonsoir m’sieurs-dames…
Loin de nous l’idée d’être aussi fatalistes, nous allons tenter quand même une réponse un peu plus fouillée.
Qu’attendons-nous des outils collaboratifs en entreprise ?
S’il faut résumer en deux mots sur quoi repose la digital workplace, ce serait : l’édition et la communication. D’un côté, on a besoin d’une suite bureautique afin de cadrer les projets et d’éditer une grande variété de documents. D’un autre, on doit les soumettre et les transmettre, en interne ou en externe, pour que le projet avance. Il nous faut donc une messagerie collaborative. Aujourd’hui, la concrétisation la plus parlante de ce mode collaboratif est l’édition en ligne des documents. Après des années de galère à démultiplier les versions d’un même document ou à attendre qu’il ne soit plus en « lecture seule », vous pouvez désormais travailler en simultané sur une seule et même version de fichier. Tout cela bien sûr en échangeant en vocal depuis votre poste de travail pour gagner un temps précieux malgré la distance physique entre coéquipiers. Vous pouvez néanmoins échanger en différé via un canal de discussion ou bien utiliser votre boîte mail pour éviter d’être trop intrusif et formaliser certaines étapes-clés au cours de vos projets.
En résumé :
En 2021, on attend donc d’une messagerie couplée à une suite collaborative qu’elle propose :
- L’édition à plusieurs collaborateurs de documents : textes, présentations, tableurs, etc.
- Un stockage cloud pour partager et accéder aux documents en mode « atawad ».
- Divers moyens de communication, avec des personnes internes ou externes à l’organisation, selon les objectifs de l’expéditeur en termes de réactivité et d’attention : mails, chat et visio.
- Le moyen pour chaque usager de gérer son agenda, ses tâches et ses contacts tout en ayant la possibilité de personnaliser le partage et le transfert de ces informations.
Cette liste correspond bien aux attentes des utilisateurs finaux. Néanmoins, au niveau de la DSI, il faut ajouter tous les enjeux d’hébergement, sécurité, gestion des droits, licences, mises à jour…
Quel intérêt de centrer la digital workplace autour de la boîte mail ?
On ne s’en rend même plus compte mais la boîte mail est au cœur de nos vies numériques. Les géants américains l’ont d’ailleurs bien compris à travers leurs solutions interconnectées. Vous ne pourrez rien faire si vous ne remplissez pas la première étape : renseigner votre adresse mail. On pourrait même aller plus loin en disant qu’elle constitue le lien universel entre votre vie numérique et votre vie physique.
La boîte mail, c’est la première chose que vous regardez le matin. Souvent avant même de consulter votre agenda de la journée (ce qui n’est pas recommandé d’ailleurs). Elle concentre les informations qui vous aide à prioriser vos tâches et constitue le seul lieu universel où tout le monde, en interne comme en externe, prend contact avec vous. Elle est à la fois le réceptacle et le nœud de toutes les informations dont vous avez besoin pour vous organiser correctement. Accompagnée d’un agenda, d’un répertoire et d’un outil de gestion de tâches, elle reste votre endroit personnel, comme un sanctuaire, où vous avez la main sur votre vie professionnelle.
Le mail est la clé…
Votre adresse mail est aussi votre identifiant, votre clé, pour toutes les autres plateformes en ligne. Elle vous permet par ailleurs de récupérer vos accès lorsque vous les avez oubliés. De par cette universalité, elle constitue ainsi l’outil parfait pour les DSI pour gérer les comptes des utilisateurs sur les différentes applications utilisées au sein d’un système d’information.
C’est en respectant l’importance pour les collaborateurs et les DSI de conserver cet espace individuel au milieu des outils collaboratifs que la solution My B’Suite a été développée.
My B’Suite : une alternative libre pour votre digital workplace ?
Ayant ainsi fait le constat du véritable enjeu de centraliser votre digital workplace autour de la messagerie mail, il s’agit alors d’identifier la solution qui pourra y répondre. Il existe bien entendu les offres de nos cousins américains mais les problèmes de l’hébergement et de la protection des données sont bien réels. Pour rappel, vos données peuvent être « françaises », elles sont soumises à la réglementation du pays où elles sont stockées. Au-delà de l’aspect juridique de la souveraineté des données, il ne faut pas négliger l’impact économique ou plutôt le manque d’impact économique à sélectionner des solutions étrangères. Faire tourner les datacenters américains ne favorise pas le cercle vertueux de l’économie locale. Il y a alors tout intérêt à opter pour une application libre stockée en France ou au minimum dans un état soucieux de la RGPD.
Les fonctionnalités résumées de My B’Suite
La solution libre de messagerie et suite collaborative My B’Suite repose sur la base d’une messagerie BlueMind. Cette dernière propose de base un outil déjà très complet concurrençant le couple Exchange/Outlook. Hébergé en Saas chez OVH, le principe de My B’Suite est donc de booster votre BlueMind en agglomérant, depuis une interface web unique, un accès à :
- Vos mails
- Votre répertoire de contacts (privés et partagés)
- Votre agenda et ceux de vos collègues si nécessaire
- Vos tâches à traiter ou à transférer
- Un chat pour échanger instantanément sur les projets en cours et dynamiser les équipes
- Un cloud pour accéder à vos fichiers de n’importe où, les partager et les modifier en mode collaboratif
- Un outil de visio performant pour gérer conférences, réunions et formations en partageant vos fenêtres tout en restant visible à l’écran et apercevoir les réactions des interlocuteurs.
L’ensemble de My B’Suite se base sur des solutions libres déjà connues et reconnues par les communautés d’utilisateurs.
1 Source Le MagIT : https://www.lemagit.fr/actualites/252503640/Quest-ce-quune-digital-workplace-ideale-en-2021
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